Régularisation des charges locatives, sans erreur
AdminLanding Editorial
Comparez les provisions aux coûts réels, n'appliquez que les charges récupérables, et produisez un décompte annuel prêt pour le locataire — dans la limite légale de 3 ans.
Comment fonctionne la régularisation
Quatre étapes, des comptes de copropriété à un décompte que votre locataire acceptera.
Totalisez les provisions de l'année
Additionnez les provisions pour charges versées par le locataire avec le loyer sur la période.
Comparez aux dépenses réelles
Comptez les charges récupérables réellement engagées (eau, chauffage, ascenseur, entretien…) d'après les comptes de copropriété, puis comparez aux provisions.
Émettez le décompte
Produisez un décompte de régularisation clair indiquant les provisions versées, les coûts réels et le solde dû ou à rembourser — avec la répartition par poste.
Réglez le solde
Remboursez le locataire s'il a trop versé, ou réclamez le complément s'il a trop peu versé. Tenez les justificatifs à la disposition du locataire pendant six mois (art. 23).
La régularisation des charges en France : les règles
Provisions vs forfait de charges
La plupart des baux vides utilisent des provisions mensuelles pour charges — des versements estimés à régulariser une fois par an par rapport aux coûts récupérables réels. Les baux meublés et les colocations peuvent utiliser un forfait, jamais régularisé. Avec des provisions, la régularisation annuelle est obligatoire et protège les deux parties : le locataire ne paie que sa juste part, et le bailleur récupère les coûts réels.
Uniquement les charges récupérables
Seules les charges listées par le décret n° 87-713 peuvent être répercutées sur le locataire : consommation d'eau et de chauffage, entretien de l'ascenseur, nettoyage et éclairage des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et certaines petites réparations. Les gros travaux, les frais de gestion du bailleur et la taxe foncière (hors part ordures) restent à la charge du bailleur.
Justificatifs et délais
- Adressez au locataire un décompte par nature de charges un mois avant la régularisation.
- Tenez les justificatifs à disposition pour consultation pendant six mois.
- Les réclamations (complément ou remboursement) se prescrivent par trois ans.
- Échelonnez sur 12 mois le paiement d'un rappel important si le locataire le demande.
Reportez le nouveau montant des charges sur vos quittances de loyer mensuelles, et révisez le loyer lui-même avec notre outil de révision IRL.
Réponse en bref
La régularisation de charges est l'apurement annuel entre les provisions versées par le locataire et les dépenses réelles de l'immeuble, organisé par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : seules les charges listées par le décret n° 87-713 sont récupérables (eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, certaines taxes), le décompte détaillé doit parvenir au locataire un mois avant tout encaissement de solde, et selon l'article 7-1 les charges non réclamées se prescrivent par 3 ans. AdminLanding calcule le solde ligne à ligne et génère le courrier de décompte en français — via une interface bilingue français/anglais — depuis le même dossier que vos baux et quittances.
Questions Fréquentes
Provisions, charges récupérables, justificatifs et délais.
Qu'est-ce que la régularisation des charges ?
Quelles charges le bailleur peut-il récupérer ?
Dois-je fournir des justificatifs au locataire ?
Sur combien d'années peut-on réclamer un rappel de charges ?
Quelle différence entre provisions et forfait de charges ?
Quand dois-je régulariser les charges ?
Important : AdminLanding est une plateforme technologique, et non un cabinet d'avocats. Nous n'exerçons pas la profession d'avocat, ne fournissons pas de conseil juridique, et ne sommes ni avocats, ni notaires, ni tout autre professionnel du droit réglementé au sens de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971. Les documents et calculs proposés sont des outils à usage général mis à disposition à titre indicatif uniquement — ils ne constituent pas un conseil juridique personnalisé. Nous recommandons vivement de consulter un professionnel qualifié avant de vous fier à un document généré via notre plateforme.
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