Régularisation des charges locatives, sans erreur

Mis à jour le 10 mai 2026AdminLanding Editorial

Comparez les provisions aux coûts réels, n'appliquez que les charges récupérables, et produisez un décompte annuel prêt pour le locataire — dans la limite légale de 3 ans.

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Comment fonctionne la régularisation

Quatre étapes, des comptes de copropriété à un décompte que votre locataire acceptera.

Totalisez les provisions de l'année

Additionnez les provisions pour charges versées par le locataire avec le loyer sur la période.

Comparez aux dépenses réelles

Comptez les charges récupérables réellement engagées (eau, chauffage, ascenseur, entretien…) d'après les comptes de copropriété, puis comparez aux provisions.

Émettez le décompte

Produisez un décompte de régularisation clair indiquant les provisions versées, les coûts réels et le solde dû ou à rembourser — avec la répartition par poste.

Réglez le solde

Remboursez le locataire s'il a trop versé, ou réclamez le complément s'il a trop peu versé. Tenez les justificatifs à disposition pendant un mois.

La régularisation des charges en France : les règles

Provisions vs forfait de charges

La plupart des baux vides utilisent des provisions mensuelles pour charges — des versements estimés à régulariser une fois par an par rapport aux coûts récupérables réels. Les baux meublés et les colocations peuvent utiliser un forfait, jamais régularisé. Avec des provisions, la régularisation annuelle est obligatoire et protège les deux parties : le locataire ne paie que sa juste part, et le bailleur récupère les coûts réels.

Uniquement les charges récupérables

Seules les charges listées par le décret n° 87-713 peuvent être répercutées sur le locataire : consommation d'eau et de chauffage, entretien de l'ascenseur, nettoyage et éclairage des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et certaines petites réparations. Les gros travaux, les frais de gestion du bailleur et la taxe foncière (hors part ordures) restent à la charge du bailleur.

Justificatifs et délais

Adressez au locataire un décompte par nature de charges un mois avant la régularisation.
Tenez les justificatifs à disposition pour consultation pendant six mois.
Les réclamations (complément ou remboursement) se prescrivent par trois ans.
Échelonnez sur 12 mois le paiement d'un rappel important si le locataire le demande.

Reportez le nouveau montant des charges sur vos quittances de loyer mensuelles, et révisez le loyer lui-même avec notre outil de révision IRL.

Questions Fréquentes

Provisions, charges récupérables, justificatifs et délais.

Qu'est-ce que la régularisation des charges ?

C'est la comparaison annuelle entre les provisions pour charges versées chaque mois par le locataire et les charges récupérables réellement engagées par le bailleur. La différence est soit remboursée au locataire, soit réclamée en complément. Elle est régie par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

Quelles charges le bailleur peut-il récupérer ?

Seules les charges listées par le décret n° 87-713 sont récupérables : eau, chauffage, entretien de l'ascenseur, nettoyage et électricité des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, et certains menus entretiens. Les gros travaux, les frais de gestion et la taxe foncière du bailleur ne le sont pas.

Dois-je fournir des justificatifs au locataire ?

Oui. Un mois avant la régularisation, vous devez adresser au locataire un décompte par nature de charges. Les pièces justificatives (factures, comptes de copropriété) doivent être tenues à disposition pendant six mois après l'envoi du décompte.

Sur combien d'années peut-on réclamer un rappel de charges ?

Les charges (et les remboursements de trop-perçu) peuvent être réclamés dans un délai de trois ans (prescription triennale, article 7-1 de la loi de 1989). Au-delà de trois ans, le droit de récupérer le complément est perdu.

Quelle différence entre provisions et forfait de charges ?

Les provisions sont des versements mensuels estimés qui doivent être régularisés chaque année par rapport aux coûts réels. Le forfait de charges, autorisé surtout pour les baux meublés et les colocations, est une somme fixe jamais régularisée — mais qui ne peut être révisée à la hausse au-delà de l'IRL.

Quand dois-je régulariser les charges ?

Au moins une fois par an, en général après l'approbation des comptes annuels de la copropriété. Si vous n'avez pas régularisé depuis plusieurs années, vous pouvez encore le faire dans la limite des trois ans — AdminLanding vous aide à établir un décompte propre par année.

Important : AdminLanding est une plateforme technologique, et non un cabinet d'avocats. Nous n'exerçons pas la profession d'avocat, ne fournissons pas de conseil juridique, et ne sommes ni avocats, ni notaires, ni tout autre professionnel du droit réglementé au sens de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971. Les documents et calculs proposés sont des outils à usage général mis à disposition à titre indicatif uniquement — ils ne constituent pas un conseil juridique personnalisé. Nous recommandons vivement de consulter un professionnel qualifié avant de vous fier à un document généré via notre plateforme.

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